制作PPT时通常会使用不少图片，造成PPT文档尺寸较大，不利于分享和传播 。直接使用Rar等压缩软件进行压缩，很多时候并不会有太大改观 。而直接使用PPT中自带的图片压缩功能往往更为有效 。这个压缩功能不仅存在于PowerPoint中，在Word和Excel中也同样存在 。在下面叙述中，仅以PPT为例，其他Office组件可相形参照 。
在PPT中选中任意图片，在2007和2010版本中会出现【图片工具】功能区选项卡(这是一个上下文选项卡，只有选中图片以后才会出现) 。在选项卡中包含了一个【压缩图片】的命令按钮，：
打开【压缩图片】对话框后有几个选项可以设置：
1、仅应用于此图片
【PPT的图片压缩功能详解】 。其中压缩图片的相关选项与2007以上版本大致相同 。
除了选中图片以后再选择压缩命令的方式以外，还有一种在保存文档时调用的压缩图片功能，通用性更好也更为方便，不需要选定任意图片，而且在2003版～2010版中均有此设置 。
调用【文件】-【另存为】命令保存PPT文档，打开【另存为】对话框时，点击其中的【工具】下拉菜单，在其中就包含了【压缩图片】命令，其他设置方式与前述相同，：
上述方法在Word中和Excel中均可实现，压缩效果与一般专用压缩工具的效果基本相当，如果没有批量文档的压缩需求，基本可以考虑使用此Office自带功能来实现 。
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