我们经常遇到Eexcel数据重复的问题,需要解决,但能找到的教程都很零散,往往只提供了一种方法解决了某一类重复问题 。
但是Excel数据重复问题,看似简单,但是深究起来,有很多值得思考和挖掘的细节 。在这篇文章中,我试图梳理出所有我们会遇到的Excel数据重复问题,并给出多种解决办法 。
01Excel重复数据如何界定? 要解决Excel重复数据问题,第一步是界定如何界定数据是否重复?或者说,我们依据什么来判断数据是否重复?
我能想到的有三种数据重复的情况:
- 【单字段重复】:判断某个关键字段是否重复,如姓名是否重复、手机号是否重复、邮箱是否重复等;【多字段重复】:需要综合若干个字段才能判定重复,比如单单通过姓名列是无法判定重复的,因为可能有同名同姓的,所以需要姓名再加上手机号或邮箱来判定是否重复;【全字段重复】 。比如,我们需要判定两条记录在所有字段上是否完全一模一样 。
- 重复值出现在同一张表(即同一个sheet或同一个table)中,为叙述方便,简称为【单表重复】;重复值出现在不同表(这些表可能在同一个sheet的不同tables或regions中,也可能在不同的sheets中,乃至在不同的文件中,处理思路都是一样的,因此不单列)中,为叙述方便,简称为【多表重复】 。
- 标记 。将找到的重复值以醒目的方式标识出来,如用颜色标记,如用公式结果显示匹配结果 。删除与保留 。可能是删除重复值,保留唯一值;或者删除唯一值,保留重复值 。提取 。将匹配结果提取到新的表格 。
03用Excel的条件格式标记非重复值(唯一值) 如果属于【单字段重复】情况,只需要选择该字段,然后选择条件格式-突出显示单元格规则-重复值
这时会弹出下面的窗口:
左边下拉框可选择是标记重复值呢还是标记唯一值;右边下拉框则可选择要应用的格式,如果选择了自定义,则会弹出详细的格式设置框,可以进行更细致的格式(数字、字体、边框和填充效果)设置:
【excel每页重复标题行的技巧 excel标题行重复怎么设置】标记后效果如下(我用了默认填充效果标记重复值):
如果属于【多字段重复】或【全字段重复】,则标记之前需要有额外动作:新增一个辅助列,连接作为判断重复依据的列字段,然后在该辅助列上应用条件格式:
如上图所示,我需要通过【姓名】、【性别】和【姓名拼音】三个字段连接之后才能判定是否重复,因此我增加了一个辅助列【判断是否重复】,然后用公式连接那三个字段,再在辅助列上应用条件格式进行标记 。可以看到两个陈婷虽然姓名和性别一样,但是邮箱不一样,最后结果是这两条记录作为两条不同的记录体现出来(无填充色) 。
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