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（一）系统地学习有关的理论，打好理论根底 。恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维 。相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维，而喜欢就事论事 。这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够 。实践证明，我们要正确地认识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系，就不能不认真地学习有关的理论 。理论是我们观察、认识和分析有关问题的指南 。只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量 。当然，理论的作用是间接的 。一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观点是对调查材料进行透视和思维的成果 。理论的作用是潜移默化的，不能指望学理论立竿见影，现炒现卖 。打牢理论基础必须作长期艰苦的努力 。（二）努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识结构 。我们每天都在接触知识，并在不自觉地进行着知识积累 。在积累知识时，既要注意量的增长，面的扩大，还要注意根据自己的职务和专业分工，设计自己的知识结构，有目的地进行知识积累 。所谓知识结构合理，就是既有专业知识，又有外围知识，专业知识精，外围知识博 。专业知识的精，是没有止境的，那么，外围知识要宽到什么程度呢？如果要划一个圈的话，这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住 。这样，在写作公文时，即使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的，起码知道从哪里获得这些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据 。专业知识必须熟悉、精通 。在写作中用到这些知识时，不必每次都去查找 。要象律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识 。特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据，要十分熟悉 。（三）勤奋地进行资料积累和思想积累 。积累资料需要技巧，更需要毅力 。偶尔剪辑、摘记一点资料，做一点卡片，比较容易，长期坚持相当不易 。积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，它会耗费很多时间和精力 。要积累资料，就要阅读资料，判断资料的价值及分类 。如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，用时就无处查找 。积累资料的过程，也是熟悉资料的过程 。只有熟悉资料，才能在需要时，从资料储备中迅速把它调出来 。当然，这里说的熟悉，并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性 。资料是供备查用的，没有必要把它的内容都记住，知道能在那里找到它就行了 。为了便于查阅，积累资料要注意分类，并定期整理 。资料的积累不能代替思想的积累 。所谓思想积累，就是脑子要想事、装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住，记下来，并加以联想 。有一位参谋在翻阅报纸时，看到一篇题为《庄则栋谈乒乓》的短文 。该文认为，中国乒乓球之所以近年来走下坡路，从主观上看有两个原因，一是世界在研究中国，而中国研究世界不够；二是中国自己研究自己不够 。全文不到200字，但很有新意 。这位参谋由此联想到，世界研究中国具有特有的优势；大批乒乓精英出国执教，他们对内情最清楚，由他们帮助外国人寻找战胜中国的方法，针对性最强 。而我们没有这样的优势 。这位参谋的思维并没就此停止，而是进一步联想，想到了军事上对现实敌人和潜在敌人的研究，感到我们目前知敌的程度，不如70年代后期和80年代初期 。这是战法研究和训练内容改革缺乏针对性的重要原因之一（这就是在进行思想积累） 。后来在讨论这几年战法研究缺少突破性的研究成果时，这位参谋又指出了另一条原因，就是我们缺乏高水平的近似实战的战役战术演习，以少代多、因陋就简的东西太多了；强击机一个编队俯冲突击，就宣布消灭了多少目标；放几个炸药包就说开辟了道路 。这种演习既难以检验武器效能，也难以暴露问题，更难发展战役战术 。这些想法的产生就是进行思想积累的结果 。我们读报纸的时候，看文字的时候，调查研究的时候，与人交谈的时候，要开动脑筋，思考问题，使头脑总处于一种准备状态，这样，受领公文写作任务以后，进入情况就快，完成任务也快，不至于什么时候都是从零开始 。（四）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作 。机关工作分工是很细的，对分工的工作了如指掌是应该，但不应满足于此，还要熟悉全局 。只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正确地估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量 。不懂得全局就往往见木不见林，把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面提出一些不适当的要求 。强调了解全局，还有一个原因，就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成 。如果对全局性工作很生疏，就会感到不适应 。因此，在精通专业的同时，必须多了解全局 。年度工作要点，基本思路，重大活动，近期召开一些重要会议的情况，上级和本级制发的重要文件，领导的讲话和指示，重要典型的情况，都应了解 。能多参加一些活动多接触部队固然好，没有这些条件，通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况 。比如，某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看，也可以了解大体情况，并非只有到现场去才能了解情况 。有些同志没有养成看文件的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况 。有时兴师动众往返几天到部队去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的多 。通过阅读文件，既能掌握政策，又能了解情况，对于机关干部来说，是一种多快好省的学习办法，不充分利用，未免可惜 。（五）研究一点写作之道 。根据一些同志的体会，学习写作之道的主要途径，一是学习公用文书拟制的有关规定 。公文分类、作用、一般内容和拟制要求，以及公文格式，是最基本的写作之道，要认真学习并熟记 。二是读一点写作理论方面的专著 。如《应用写作》、《写作通论》等 。这些书会告诉我们怎样确定主题，怎样建立结构，怎样使用材料，以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题 。三是学一点语法和修辞 。学语法的目的是消灭病句，把文字写通顺 。学修辞的目的是把文章写得优美、富有文彩 。二者都是需要的 。有的同志认为，公文讲究严肃、庄重、朴朴实实，不能使用修辞手法 。其实这是误会 。讲修辞，并不是使文章华而不实 。在我们所见的公文中，一些特别精彩的地方，恰恰是运用了修辞手法的结果 。例如，“看自己一朵花，看别人豆腐渣”；“墙上芦苇，头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”，都是用的修辞手法，非常生动、传神 。对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多 。不讲修辞，文章就不免平谈、呆板 。四是学一点逻辑学 。逻辑与写作的关系非常密切 。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误，就是由于没有掌握起码的逻辑规则 。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道 。阅读文件时发现写得好的文件，不要看一遍就过去，要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方，想一想，如果让自己写这个问题，自己会怎样写，两种写法的差别在哪里？还有没有别的写法？等等，仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理 。这就是通过精读文件学习写作之道 。还有一种方法，就是通过对照公文的修改稿学习写作之道 。一份公文有时要写好几稿，每写一遍都有新的提高 。把这几稿，特别是领导修改过的稿子收集起来，仔细对照，边对照边思考为什么这样改，受益匪浅 。（六）在写作实践中提高写作能力 。站在岸上，一辈子也学不会游泳，因为游泳是一种技能 。写作也是一种技能 。由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节 。用筷子吃饭是一种很简单的技能，只听人家讲，看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练，也掌握不了，何况是写作这样复杂的技能！因此，提高写作能力最有效的办法是大胆实践，刻苦练习 。在这方面要注意三点：一是既不要把写作看得轻而易举，也不要看得高法可攀 。提高写作能力是个长过程，不能企求一步登天 。一开始写不好不要紧，只要坚持写，必须有提高 。二是既要勤于练习，又要善于总结 。毛手毛脚地写，只求数量，不求质量，即使有提高，也比较慢 。要使自己打一仗，进一步，就要善于总结 。每完成一份公文的写作，都回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改稿、审定稿认真加以对照，从对比中体会应该怎样写，不应该怎样写 。三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度 。起草每一份文件，都要把自己的潜力充分挖掘出来 。这样，才能写一次材料有一次提高 。如果能挑一百斤，只担九十斤，时间长了，一百斤的担子就挑不动了 。有的同志不愿修改自己写的东西，总希望领导高抬贵手，降低标准，凑付过关，这样是不利于提高写作能力的 。
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