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一、会议邀请函的含义
会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书 。邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定 。
二、会议邀请函的基本内容
会议邀请函的基本内容与会议通知一致，包括会议的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项 。内容根据实际情况填写 。
三、会议邀请函的结构与写法
1．标题 。
由会议名称和“邀请函”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样，比如：《中国素材网论坛邀请函》 。“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”
2．称呼 。
邀请函的邀请对象一般有三种：
(1)发送到单位的邀请函，xx单位名称 。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜统称，以示礼貌和尊重 。
(2)邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前面加上“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等 。
(3)网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称 。
3．正文 。
正文应逐项载明具体内容 。开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式 。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略 。
4．落款 。
因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章 。
举例：
商务邀请函
尊敬的xxx先生/女士
节日的氛围和令人愉悦的环境正适合专业人士聚会 。我们十分重视如您一般的专业人士来访 。我们的合作公司——这次展示的举办者十分高兴邀请您来参加于____(日期)____(时间)的聚会 。
这个夜晚信息将非常丰富，您将经历一次简短的____(产品名称)演示，然后品评试用，并由我们的客服小组讲解全部的销售支持 。您来吗?我们期待您能度过一个美好的晚上 。(结尾敬辞)
【邀请函怎么写?】
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