Excel的正确用法,你以前可能用错了. _知识经验

在平时的工作或学习中，你一定遇到过这样的任务：
生成100张邀请函/桌签
生成100个文件夹
修改100个文件名
生成100个参赛选手的编码
在几千条数据中查找匹配的数据并填写
如果你遇到这些任务，需要多长时间完成呢?
嗯?看上去不过才100个而已，30秒一个，一个小时不到就搞定了嘛!
注意了!这只是简单举例，实际工作里，很容易遇上需要1000多个的工作。如果你还用之前的「笨方法」，估计一天不吃不喝，才勉强搞定吧。
但，如果你的方法得当，以上的任何一个任务，都只需要5分钟的时间。
如果你厌恶手动重复无数遍的简单任务，或者经常遇到这样的工作，你一定不能错过这篇文章学会正确使用方法，事半功倍!
或者，你只是想学习一点点Excel知识，提高一下日常办公的效率?本文就是为你准备的!
01 大才小用：Excel的那些坑
对大多数的职场人和大学生而言，相对Word和PPT而言，Excel是最不熟的软件。
可是，Excel中的大部分任务，不会就是做不出来。但是，这个时候老板着急要结果，怎么办?
只能付出成吨的时间，八仙过海，用各种低级、诡异的方式手动实现。这就使得Excel经常在各个场合被误用!我们来看一些案例。
大坑? 把Excel当排版软件用

文章插图

你一定见过这样的登记表。有人用Word做，有人用Excel做。
我并不是要吐槽这张表(虽然页面设计上的确有问题)，我们要强调一点，设计表格要为目的服务。
如果这个表格是为了打印出来填写，没有任何问题。可一旦这个表格是用来收集数据，做统计分析的，那就是表哥表姐的恶梦了。
所以，接下来我们要讲的，其实是数据统计表/报表。完全不想理上面那样的登记表，那种用Word排排版就好了，真的不适合Excel 。
大坑? 统计表设计失误
这是一张培训信息统计表，填表的时候还很辛苦地区分学习类型，逐个打钩。

文章插图

可一旦让你统计2011年学习类型1、2、3、4各有多少学时的时候，你要怎么做呢?
手动累加?多次筛选进行加法?
一旦制作表格时没用做好数据设计，后期统计数据要用到手工操作，灾难就开始了。
大坑 ? 不知函数是何物

文章插图

最后一行是计算总计的，这是很常见的需求，我们看看他是怎么做的：

文章插图

他写的公式是：
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
这是很常见的迷之勤奋，以为自己很用心，以为自己很辛苦，但其实连入门都算不上。
本来非常强大的Excel，却因为我们不了解，只有非常少的功能被使用，直接导致了使用时的低效。从而进入了不想做、不想学的恶性循环。
接下来就好好看看，Excel的正确高效用法。
02 正本清源：Excel的基本逻辑
在学习一个软件的时候，最忌讳的就是眼高手低。一谈到学习 Excel，有人会觉得学宏、学 VBA 更高大上，学其他的基本操作太 Low 。
举个例子：
很多人连「相对引用」和「绝对引用」都不知道是什么，听说 Rank 函数，或者 Vlookup 函数很厉害，也想用用看。
从网上找个教程，跟着磕磕绊绊地操作，最终大概能解决问题，但是，下一次遇到类似情形的时候，很可能还是抓瞎。