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转载以下资料供参考文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索 。每个文本具有一个类似于索引卡的记录 ， 记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息 。这些文档一般归档在较便宜的磁带上 ， 必要时归档在可读写的光盘上 。文档管理条约细则为规范、加强公司的电子档案管理 ， 包括电子档案的形成、积累、归档、保管、使用、及销毁等各项工作 ， 特制定本规定 。其中 ， 电子档案是指电子化的、以word、excel、ppt、pdf、bmp、jpg等格式存在的档案资料 。一、总 则1.1 对电子档案的形成、积累、归档及电子档案的保管使用实行全过程管理 ， 应当由档案主管部门统一协调 ， 指定档案专员负责 ， 保证管理工作的连续性 。1.2 电子档案的形成部门负责电子档案的形成、及积累工作 ， 档案主管部门要进行指导与监督 。1.3 电子档案的管理由档案主管部门负责 ， 具体由档案专员进行日常的管理和维护工作 ， 电子档案形成部门要提供必要协助和支持 。1.4 由档案主管部门 ， 明确归档范围、数据类型、格式、归档时间等并统一发布到形成部门 ， 以保证电子档案的质量 。二、电子档案管理的适用范围所有因公司业务或管理等活动产生的归公司所有的文档都需要进行标准与严格的管理 。原本就是电子化格式（如word,excel,ppt,pdf格式等）的档案文件直接进行归档管理 ， 对需归档的纸质化档案 ， 配置专用的扫描仪进行电子化处理后进行归档管理 。2.1 技术研发文档 ， 包括研发过程中借鉴的资料、研发过程的记录、最后形成的结果文档等 。2.2 管理文档 ， 包括公司制度文档 ， 相关政策文档 ， 通知公告 ， 来往公函等 。2.3 业务文档 ， 包括与客户的来往文件 ， 合同 ， 市场与营销策划等 。2.4 其他文档 ， 包括需要扫描的凭证、图纸等各类档案 。三、电子档案的管理公司局域网内搭建专用的电子档案管理系统 ， 采取B/S(浏览器/服务器)架构 ， 承担对电子的管理职责 ， 构建公司的电子化档案库 。3.1 电子档案的主管部门、及专员等根据档案管理的规定 ， 负责对电子档案进行整体管理 。? 定期对档案分类进行规划与整理 。? 根据公司规划、业务需求以及人员流动情况对电子档案进行权限维护 ， 设置公司用户的访问权限 ， 以供档案使用部门的使用与查阅等 。? 定期针对电子档案的使用情况提供使用报表 ， 检查是否有异常使用情况 。? 定期对各部门到期的电子档案进行逻辑归档操作 。? 需要物理归档的电子档案 ， 需要制定保存明细清单 ， 在申请通过后 ， 将档案备份保管 。? 对于需要进行销毁的电子档案 ， 需制定销毁的明细清单、发起申请、审批通过后方可销毁 。3.2 电子档案的使用部门 ， 登录系统后 ， 根据业务需要对电子档案进行访问与使用 。? 不得将专用帐号与密码信息泄露给他人使用 。? 因业务需要撰写完毕后的档案 ， 需要及时上传到公司指定分类 ， 并按照公司相关规定编写规范的档案名称与档案说明 。? 档案因业务需要修订时 ， 需要提供必要的修订说明 。? 可在分配的权限范围内对需要查阅的电子档案进行预览、下载、及在线打印等操作 。在使用时需要严格遵守公司档案保密的原则 ， 禁止外流、泄密 。3.3 IT专员负责确保“电子档案管理系统”的正常运营与提供需要的IT支持 。? 定期维护服务器 ， 确保服务器设备的无故障运行 。? 定期维护系统 ， 确保系统的正常使用 。? 定期备份数据 ， 确保电子档案数据的安全 。? 对需要物理归档的历史电子档案 ， 配合档案主管部门进行归档档案的病毒扫描、备份刻录等保管工作 。
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