有经验的主厨都知道 ， 菜单上受欢迎的品项常常会跟着时节变动 。 如果是外烩的餐饮活动 ， 计划就必须从摆盘开始：
首先想像摆上桌的成品 ， 接着主厨就会以回溯的方式计算时间：这些料理从摆盘到上菜需要花多久时间？
完成料理制作需要花多久的时间？
将料理从厨房运送到外烩场地需要花多久时间？
每道料理中所含的食物的各自需要的料理时间是多久？
需要花多少时间准备每道料理的食材？
我需要多少时间准备料理要用到的工具和设备？
如果想缩短准备时间的话 ， 要追加多少人力？
主厨这种回溯式规划技巧令人羡慕 ， 但这种技巧也可以应用在厨房以外的地方 。 在进入学术圈并成为烹饪史著名学者以前 ， 艾米·德鲁贝克（Amy Trubek）最初曾是厨师和外烩从业者 。 她还记得父亲当上中西部一间知名大学院长的那天 ， 拨了通电话给她 。
“Amy！”他说 ， “我要把其他副院长全送到厨艺学校 。 ”特鲁贝克满腹疑惑 ， 问他为什么要这么做 。 她爸爸答道：“因为我发现自从你到厨房上班、到厨艺学校就学后 ， 行事变得很有组织” ， 她爸爸接着又说 ， “你知道如何在期限内 ， 有头有尾地完成项目 。 ”德鲁贝克将自己的转变全归功于“各就各位”之道 ， 特别是从出餐时间开始、回溯规划的这个方法 。
贰、制作一份诚实的记录
对于在厨房工作的人而言 ， 决定与安排任务比较容易 ， 毕竟厨房内的工作都是实际的肢体行动 。 比起创建一份测算表、写一篇文章、成交一笔交易 ， 我们会更清楚将一块牛排煎到7分熟要多久 。
因此 ， 要判断某件办公事项会花多少时间 ， 对我们来说较难 ， 而这种信息非常珍贵 。 制作一份诚实的记录可以帮助我们进一步了解 ， 平常到底用多少时间完成了例行公事 ， 以及出现频率高的任务 。
那么 ， 现在就来举个例子 ， 看看从事创意咨询行业的人可以怎么练习 ， 假设你是一位平面设计师 ， 你通常会花多久时间发想一件LOGO设计案？有时候你给自己3个星期的期限 ， 零零星星加起来一共30个小时；有时候你可以在4小时的头脑风暴中 ， 激发出一堆好点子 。 因为你没有刻意做过纪录 ， 也不知道自己到底需要多少时间 。
我建议你准备1张纸、测算表 ， 或是任何时间追踪软件都可以 ， 挑选几种最重要的任务 ， 记录1个月内处理这些任务所花的时间 ， 然后检视这些累积起来的时间是否都经过有效利用 。
再举几个例子 ， 如果你是一名教师的话 ， 备一堂课需要花多久的时间？如果你是学生的话 ， 读完50页的教材 ， 需要几个小时？如果你是主管的话 ， 1个小时内通常可以完成多少小型任务：比如回复邮件这种事务？如果你是销售人员的话 ， 制作1份新客户的档案 ， 又需要多少时间？
或许有些任务对你来说 ， 就是特别难完成 ， 这项练习也可以套用在这类任务上 。 你要做的就是决定任务的“最小执行单位” ， 比如说你需要至少一个小时发散思维LOGO设计 ， 那很好 ， 发散思维设计的最小执行单位就是一小时 。 你估计商标设计从开始到完成 ，大概需要30个小时 ， 那你就必须考量、调整其他案子花费的时间 ， 确保自己准时做出成品 。
我从事策划咨询之余 ， 还有写作的习惯 。 拿我自己举例 ， 我知道某类型的文章 ， 2个小时内我大约可以写500字 ， 这对规划时程来说是很有用的信息 。 但是 ， 假如我当初没有刻意去记录的话 ， 那我就不会有这项重要的信息 。
叁、找到你的“弥思值”
惯性的“泛计划者”也有个练习 ， 我们要学着找到你的“弥思值”（Meeze Point） 。 也就是说 ， 假设在不超出负荷的前提下 ， 你一天能执行的“行动数量最大值” 。 这里所说的行动可以是一场会晤 ， 也可以一项任务 ， 这个数字是你每天工作量的临界值 。
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